효율적인 시간 관리 전략 10가지

1. 명확한 목표 설정으로 하루의 방향 잡기

성공적으로 시간을 관리하기 위해서는 명확하게 목표를 설정하는 것부터 시작해 보면 됩니다. 목표가 없다면 하루가 그냥 쉽게 흘러가 버리게 되고, 해야 할 일을 하기보다는 사소한 일에 어느새 시간을 빼앗기게 되는 경험을 많이 하게 될 것입니다. 하루를 시작하기 전에, 오늘 꼭 완료해야 할 것 3가지를 적어보는 것도 도움이 됩니다. 그리고 구체적이고, 측정 가능하며, 달성 가능하고, 관련성 있으며, 시간 제한이 있는 목표를 세우게 되면, 하루를 시작할 때 우선순위를 명확히 하게 되고 불필요하게 시간을 낭비하는 것을 방지할 수 있습니다.

2. 아침 루틴을 형성하기

하루를 잘 보내려면 아침 시간을 어떻게 시작하느냐가 핵심입니다. 많은 성공한 사람들은 아침 루틴을 형성하고 이를 지키려고 노력합니다. 예를 들어, 기상 후 30분 동안 운동이나 독서 등  자신을 위한 시간을 먼저 잘 보내고 나면 하루의 집중력과 에너지가 크게 향상될 수 있습니다. 그리고 대부분의 사람들에게 아침은 우리의 뇌가 가장 맑고 집중력이 높은 시간대이므로, 가장 중요한 일을 이때 배치하는 것도 좋습니다. 우리가 흔히 일어나자마자 하는 SNS나 이메일 확인은 아침 루틴을 모두 마친 뒤에 하는 것으로 최대한 뒤로 미루는 것도 한 방법입니다. 이렇게 아침 루틴을 만들고 나면 작은 성취감과 자신감이 쌓일 것입니다.

3. 우선순위 정하기

효율적인 시간 관리를 위해서는 단순히 많은 일을 빠른 시간 내에 처리하려는 것이 아니라, 가장 중요한 일을 가장 먼저 하려고 노력하는 것도 중요합니다. 많이 사용하는 방법 중에, 긴급하고 중요한 일은 바로 처리하도록 노력하고, 중요하지만 긴급하지 않은 것은 평소에 계획을 세워 인내심을 갖고 꾸준히 해야 합니다. 그리고 긴급하지만 중요하지 않은 일은 누군가에게 위임을 하는 등의 방법을 쓰고, 중요하지도 긴급하지도 않은 것은 과감히 미루거나 하지 않는 것을 선택하는 것도 한 방법입니다. 정해진 시간 속에서 이렇게 하면 중요한 목표를 중심으로 우리의 시간을 효율적으로 배분할 수 있습니다. 

4. 시간 블로킹과 일정 관리 도구 활용

하루 일정을 효율적으로 관리하려면 시간 블로킹(Time Blocking) 방법을 활용하는 것도 도움이 됩니다. 이 방법은 하루 일정을 한 시간 단위로 나누어 특정한 업무를 배분하는 방식입니다. 가령 오전 8시부터 10시까지는 보고서 작성, 10시부터 12시는 업무 이메일 확인, 1시부터 2시까지는 내부 회의 등 이렇게 시간으로 나누어 구체적으로 계획을 세우면 이런저런 일들을 한꺼번에 하려는 멀티태스킹으로 인한 비효율을 훨씬 줄일 수 있습니다. 업무마다 예상되는 소요 시간을 기록하고 계획하고 실제로 한 것과 비교한다면 일에 대한 감각, 시간 감각을 키울 수 있을 것입니다. 이처럼 일정 관리의 핵심은 계획과 실행의 균형을 잡는 것입니다. 계획만 세우고 실행하지 않으면 아무런 의미가 없습니다. 그리고 실행만 하고 계획이 없으면 가는 방향을 잃어버리 됩니다.

5. 방해 요소 차단과 집중력 강화

효율적인 시간 관리를 함에 있어서 가장 크게 방해되는 요인 중 하나는 집중력 저하라고 할 수 있습니다. 즉 요즘 많은 사람들이 손에 놓지 않는 스마트폰의 알림, 주변 사람들과 또는 휴대폰을 통한 불필요한 대화, 인터넷이나 휴대폰을 통한 소셜 미디어 찾아보기 등은 우리도 모르는 사이에 시간을 빼앗가 버립니다. 이러한 문제를 해결하기 위해서 일부러 알림을 꺼두거나, 업무 시간만큼은 디지털 미니멀리즘을 실천해 보는 것도 필요합니다. 예를 들어, 30분 집중 + 5분 휴식 등의 리듬으로 하는 일을 진행하면 집중력이 유지되고 휴식을 취하고 다시 일이나 공부를 하는 것이므로 집중이 더욱 잘됩니다. 집중력은 정신력에도 영향을 받지만 우리 주변의 물리적 환경에도 크게 영향을 받는 것도 부인할 수 없는 사실입니다. 따라서 집중을 위해서는 책상을 정리하고, 소음 차단 헤드폰을 활용하거나, 자신이 집중할 수 있는 조용한 공간에서 무언가를 하는 것이 더욱 효과적입니다. 

6. 효율적인 휴식과 자기관리 전략

시간 관리는 그저 단순히 일을 빨리 끝내버리는 것이 아니라, 지속 가능하도록 생산성을 유지하는 것이라고 할 수 있습니다. 이를 위해서는 일하는 만큼이나 적절한 휴식과 자기 관리가 필요합니다. 너무 오래 집중하게 되면 생산성이 급격히 떨어지기 때문에, 위에서 언급한 것처럼 가령 1시간 집중 후 5~10분 정도는 쉬는 것이 좋다 할 것입니다. 이렇게 휴식을 취하면서 이때 간단한 스트레칭이나 가벼운 산책을 한다면 뇌를 회복시켜 집중력을 되찾게 할 수 있습니다. 또한, 충분히 수면을 취하고 규칙적인 식습관을 갖는 것 또한 뇌의 효율을 높이는 기본 조건이라고 할 수 있습니다. 하는 일에만 집중하고 자신의 건강을 무시한 시간 관리는 결국 장기적으로는 성과 저하로 이어질 수밖에 없습니다. 그리고 하루를 마무리할 때는 오늘 자신이 한 성과를 점검해 보고, 내일의 우선순위를 미리 계획해 봐도 좋습니다. 이렇게 하면 하루만으로 끝나는 것이 아닌 장기적인 시간 관리 습관이 형성될 수 있습니다.

7. 작은 단위로 업무 쪼개기

만약에 큰 프로젝트가 있는데 이를 욕심을 내어 한 번에 다 처리하려고 하면 압박감 때문에 시작조차 어렵고 그 전에 포기하게 될 수도 있습니다. 이러한 문제를 해결하는 전략 중에 업무 쪼개기가 있습니다. 예를 들어, 보고서 작성이라는 큰 목표가 있다면, 자료를 조사하고 목차를 작성하며 초안을 작성해 보고 검토하고 수정하는 단계로 나누어 진행해 볼 수 있습니다. 이렇게 하면 처음보다도 훨씬 부담이 줄어고, 단계적으로 일이 진척되므로 일의 진행 상황을 쉽게 확인할 수 있습니다. 그리고 심리학적으로도 만약 작은 목표를 달성한다면 그 때마다 성취감이 쌓이면서 자신에게 동기부여가 강화됩니다. 마감 직전 몰아서 하기보다, 작은 단위로 꾸준히 진행하면 집중력있게 몰두하여 임하게 되므로 훨씬 효율적이기도 합니다.

8. 멀티태스킹 지양하기

멀티태스킹이 효율적이라고 생각하지만, 실제로는 생산성을 떨어뜨리게 됩니다. 즉, 한 번에 두 가지 이상의 작업을 하면, 뇌는 작업 간 전환에 많은 에너지를 소모합니다. 멀티태스킹을 할 때 생산성이 최대 40%까지 감소한다고도 합니다. 따라서 멀티태스킹은 지양하고 한 번에 하나씩 처리하는 것을 실천해 볼 수 있습니다. 한 가지 작업을 완전히 끝낸 뒤 다음 작업으로 넘어가는 것이 나중에 보면 훨씬 효율적이라는 것을 깨닫게 될 것입니다. 

9. 마감일 설정

시간 관리에서 중요한 요소 중 하나는 마감일입니다. 마감일이 없는 작업은 중간에 들어오는 다른 일들에 의해 자연스럽게 미뤄지고, 결국 하다가 그만두는 등의 이유로 시간 낭비로 이어집니다. 따라서 스스로 작업마다 마감 시간을 설정해 보는 것이 도움이 됩니다. 업무는 주어진 시간만큼 늘어난다는 특징이 있듯이 3시간 안에 끝낼 수 있는 일도 만약에 하루 동안의 시간을 주면 하루 종일 걸리는 경우가 많습니다. 따라서 의도적으로 짧은 마감일을 설정하면 집중력도 강화되고, 불필요한 시간 낭비를 줄일 수 있을 것입니다.